Podmioty przyjmujące zgłoszenia wewnętrzne lub zewnętrzne określają w swoich procedurach kanały dokonywania zgłoszeń.
Co jednak, gdy sygnalista przekaże zgłoszenie naruszenia prawa innym sposobem komunikacji? Czy takie zgłoszenie podlega rozpatrzeniu czy nie? Zdania specjalistów są na ten temat podzielone.
W niniejszym artykule przedstawię argumenty ZA.
Sposoby i kanały
Zacznijmy od uporządkowania terminologii.
Ustawa o ochronie sygnalistów wymaga, aby na poziomie zgłoszeń:
- wewnętrznych – określić sposoby przekazywania zgłoszeń,
- zewnętrznych – określić kanały komunikacji na potrzeby przyjmowania zgłoszeń.
W dyrektywie na obu poziomach używany jest termin „kanały dokonywania zgłoszeń”.
W obiegu fachowym i popularnym funkcjonuje najczęściej termin „kanały zgłoszeniowe”. Jest on jednak przykładem fachowego żargonu, ponieważ nie występuje w ustawie ani w dyrektywie.
Kim jest sygnalista?
Ustawa definiuje sygnalistę jako osobę fizyczną, która zgłasza lub ujawnia publicznie informację o naruszenia prawa. (Ustawa dodaj jeszcze inne warunki, takie jak kontekst związany z pracą i określone dziedziny prawne – ale te kwestie pomijamy jako nieistotne dla naszego kluczowego pytania).
Czym jest zgłoszenie? Definicja ustawowa stanowi, że „należy przez to rozumieć ustne lub pisemne zgłoszenie wewnętrzne lub zgłoszenie zewnętrzne, przekazane zgodnie z wymogami określonymi w ustawie”.
Tu rodzi się pytanie, czym są te „wymogi określone w ustawie”, zgodnie z którymi ma być „przekazane zgłoszenie”?
Czy należy do nich przekazanie zgłoszenia wyznaczonym sposobem lub kanałem komunikacji?
Zgłoszenie zewnętrzne
Przepisy ustawowe regulują tą kwestię dla zgłoszeń zewnętrznych.
Art. 44 ust. 6 ustaw stanowi, że:
Jeżeli zgłoszenie zewnętrze zostało przyjęte przez nieupoważnionego pracownika Biura Rzecznika Praw Obywatelskich albo urzędu obsługującego organ publiczny, pracownik ten jest obowiązany do:
1) nieujawniania informacji mogących skutkować ustaleniem tożsamości sygnalisty lub osoby, której dotyczy zgłoszenie;
2) niezwłocznego przekazania zgłoszenia upoważnionemu pracownikowi odpowiednio Biura Rzecznika Praw Obywatelskich albo urzędu obsługującego organ publiczny – bez wprowadzania zmian w tym zgłoszeniu.
Następnie ustęp 7. rozszerza ten sposób postępowania na zgłoszenia otrzymane innym środkiem komunikacji:
Przepis ust. 6 stosuje się odpowiednio w przypadku, gdy zgłoszenie zewnętrzne otrzymano za pośrednictwem innych środków komunikacji niż przyjęte zgodnie z procedurą przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych lub procedurą zgłoszeń zewnętrznych.
Widzimy więc, że dokonanie zgłoszenia (mówiąc naszym żargonem) innym kanałem, niż wyznaczony – nie dyskwalifikuje zgłoszenia. Powinno ono zostać wtedy przekazane do osoby upoważnionej do przyjmowania zgłoszeń bez dokonywania zmian w zgłoszeniu.
A co ze zgłoszeniami wewnętrznymi?
Ustawa nie określa tutaj procedury postępowania.
Jednak skoro zgłoszenia zewnętrzne nie są „dyskwalifikowane” ze względu na dokonanie ich w inny sposób, niż wyznaczanym sposobem, to nie ma powodów, by dyskwalifikować z tego powodu zgłoszenia wewnętrzne.
Osobiście rekomenduję podmiotom prawnym, aby stosowały procedury analogiczne do sposobu określonego w ustawie dla zgłoszeń zewnętrznych.
Ale czy każde?
Tutaj dochodzimy jednak do kolejnego problemu.
Zgłoszenia odnośnie naruszenia prawa mogą wpływać do podmiotu prawnego / organu publicznego w różny sposób:
- kanałami wyznaczonymi dla zgłoszeń od sygnalistów,
- kanałami, które są przypisane do innych procedur, np. do przyjmowania skarg w trybie Kpa,
- na ogólne kanały komunikacji podmiotu / organu, które nie są przypisane do konkretnego trybu.
Jak postępować w przypadku drugim i trzecim?
Jeżeli zgłoszenie wpływa kanałami komunikacji przypisanymi do innego trybu ustawowego – to rekomenduję stosować dalej ten właśnie tryb. Zakładamy pewną świadomość prawną i racjonalność zgłaszającego, który wybrał sposób zgłoszenia przypisany do konkretnego trybu ustawowego.
W sytuacjach wyjątkowych, gdy zgłaszający powołuje się w treści zgłoszenia na ustawę o ochronie sygnalistów lub używa terminu sygnalista – można się z nim skontaktować, aby wyjaśnić w jakim trybie prowadzić dalej sprawę.
Natomiast jeżeli zgłoszenie przychodzi na ogólne kanały kontaktowe podmiotu / organu, to należy stosować (odpowiednio) procedurę określoną w ustawie dla zgłoszeń zewnętrznych.
W praktyce wymagałoby to uświadomienia i przeszkolenia zarówno pracowników kancelarii i sekretariatów, jak i innych pracowników podmiotu / organu. Informacje o naruszeniu prawa mogą potencjalnie wpływać zarówno na obsługiwane przez nich organizacyjne, jak i osobiste, służbowe kanały komunikacji.
Powinni oni umieć wstępnie rozpoznać cechy informacji o naruszeniu prawa w rozumieniu ustawy o ochronie sygnalistów. Wszelkie przypadki wątpliwe powinny być także konsultowane z osobami wyznaczonymi do przyjmowania zgłoszeń, jako najbardziej kompetentnymi do zakwalifikowania zgłoszenia.
Błędy w procedurach
Warto jeszcze wspomnieć, że w niektórych procedurach zgłoszeń wewnętrznych można znaleźć zapisy, że zgłoszenia przekazane poza wyznaczonymi kanałami nie będą rozpatrywane.
Takie zapisy są błędne i powinny zostać z procedur wyeliminowane.
Aby nie przepuścić kolejnych artykułów
… i profesjonalnych nowinek zapisz się do mojego newslettera:
Jeśli nie widzisz formularza zapisu – kliknij tutaj, aby go wyświetlić. (Oprogramowanie blokujące reklamy lub ciasteczka mogło go ukryć).
