Wyrafinowana tortura
Piszesz czasami oficjalne pisma lub komunikaty?
Jeśli tak, to wiesz jak trudno jest unikać biurokratycznego lub korporacyjnego żargonu.
Ja sam przez lata pisałem „pismo z dnia 13 września” zamiast „pismo z 13 września”. Uwielbiałem też odpowiadać, że „sprawa jest procedowana”, choć czasownik „procedować” nie występuje w języku polskim.
Pracując w urzędzie lub korporacji trudno takim żargonem nie nasiąknąć. Wewnętrznie jest on czytelny i zrozumiały.
Ale dla zewnętrznego odbiorcy? Czytanie takich tekstów jest wyrafinowaną torturą.
Mamy rozwiązanie
Problem nie jest nowy. Od 12 lat bada go Pracownia Prostej Polszczyzny Uniwersytetu Wrocławskiego.
Kilka lat temu naukowcy opracowali „Zasady prostego języka”. To 21 reguł jak tworzyć przystępne teksty urzędowe.
Zasady te są promowane przez Szefa Służby Cywilnej i wiele samorządów. Są nawet wdrażane przez niektóre korporacje.
I bardzo dobrze.
Jest jednak pewne „ale”:
Tych reguł jest 21
Samo ich zapamiętanie jest wyzwaniem. A co dopiero praktyczne zastosowanie.
Przydałaby się w tym jakaś pomoc. I to jest zadanie, w którym generatywna sztuczna inteligencja świetnie się sprawdzi.
Po eksperymentach z kilkoma narzędziami stawiam tu na starego, poczciwego Chata GPT.
Struktura prompta
Jak się do tego zabrać?
Idąc za radami dr Macieja Chrzanowskiego proponuję komendę dwuetapową. W pierwszej komendzie nauczymy Chat GPT czym jest prosty język urzędowy. Następnie poczekamy na potwierdzenie, że rozumie.
W drugiej komendzie poprosimy go o uproszczenie pierwotnego tekstu.
Prześledźmy to na przykładzie. Jako tekst do uproszczenia wybrałem komunikat ze strony Ministerstwa Finansów.
Komenda 1 do Chat GPT
W nawiasach kwadratowych przedstawię ci zasady prostego języka. Na razie nie rób nic więcej, tylko potwierdź czy zrozumiałeś te zasady:
[Zasady prostego języka:
1. Myśl o odbiorcy, przyjmij jego perspektywę.
2. Pisz do ludzi, często używaj form osobowych. Do odbiorcy zwracaj się bezpośrednio i pisz o swojej instytucji „my”.
3. Na początku napisz o tym, co najważniejsze.
4. Ułóż wypowiedź w logicznym porządku.
5. Używaj nagłówków, które uporządkują strukturę tekstu i pozwolą odbiorcy szybko zorientować się, w której jest sekcji i czego ona dotyczy.
6. Stosuj listy (wyliczenia) i twórz tabele.
7. Twórz krótkie zdania – do 15-20 wyrazów.
8. Unikaj wielosłowia. Nie pisz o pisaniu. Pisz zwięźle, rzeczowo i na temat.
9. Stosuj naturalny szyk zdania. W języku w polskim jest to rzeczownik, a dopiero potem czasownik. Unikaj wtrąceń.
10. Zadbaj o to, by w tekście było więcej czasowników niż rzeczowników. Czasowniki ożywiają przekaz, nadają kierunek działaniom i pokazują, kto za nimi stoi.
11. Unikaj strony biernej. Unikaj konstrukcji typu: być lub zostać + imiesłowów przymiotnikowy.
12. Unikaj imiesłowów, które kończą się na –ąc lub –ący, -ąca, -ące.
13. Unikaj rzeczowników odczasownikowych. To te, które kończą się na –anie, -enie, -cie. Łączą się z nimi zwroty: w razie (…), z powodu (…), na skutek (…), w celu (…), dlatego staraj się ich nie używać.
14. Unikaj nieosobowych form czasownika. To te, które kończą się na –no, -to.
15. Używaj języka z rozwagą. Wybieraj krótsze i prostsze słowa, nie te rozbudowane, wielosylabowe, obcobrzmiące.
16. Używaj słów dobrze znanych, które brzmią swojsko. Unikaj przesady, patosu i podniosłego stylu.
17. Wybieraj słowa o konkretnym znaczeniu, nie rzeczowniki abstrakcyjne.
18. Unikaj żargonu prawnego, technicznego, specjalistycznego słownictwa. Jeśli wprowadzasz trudne terminy, wyjaśnij je.
19. Staraj się napisać własnymi słowami np. o tym, dlaczego, na jakiej podstawie działasz, co z tych działań wynika dla odbiorcy komunikatu itp., tak aby zrozumiał twój przekaz, i aby ten przekaz był dla odbiorcy użyteczny.
20. Podstawę prawną dla podejmowanych działań podaj niżej, najlepiej na końcu tekstu.
21. Używaj poprawnej polszczyzny.]
Odpowiedź Chat GPT
Zrozumiałem przedstawione zasady prostego języka. Są one bardzo pomocne w tworzeniu jasnych, zrozumiałych i skierowanych do odbiorcy komunikatów. Dziękuję za udostępnienie tych wytycznych.
(Proszę, jaki uprzejmy)!
Komenda 2
Zachowuj się jak redaktor tekstów stosujący zasady prostego języka. Popraw tekst po dwukropku, zgodnie z tymi zasadami:
(Tutaj wkleiłem poniższy tekst ze strony podatkowej).
Odpowiedź Chat GPT – tekst napisany prostym językiem urzędowym
Uproszczony rejestr sprzedaży online
Nowy system rejestracji online sprzedaży pomaga nam zwiększyć kontrolę nad podatkiem VAT. Został stworzony, aby zwalczyć nielegalną sprzedaż detaliczną.
Dlaczego wprowadzamy kasy online?
Obecne narzędzia i strategie używane do kontroli sprzedaży i podatków w Polsce nie dają tak dobrych rezultatów, jak byśmy chcieli. Nie udaje nam się wystarczająco skutecznie wykrywać ukrytych transakcji ani trwale zredukować luk podatkowych. Potrzebujemy więc nowych pomysłów i zmian, które pozwolą nam lepiej zbierać podatki i uczynią obrót bardziej przejrzystym.
Obecny system kontroli nie jest przystosowany do centralnego raportowania transakcji. Powinien on zawierać narzędzia analizujące poprawność sprzedaży rejestrowanej przez podatników. To nam pomoże w skutecznej kontroli, ponieważ zmieni sposób, w jaki wybieramy podmioty do kontroli. Możliwość zdalnego monitorowania sprzedaży bardzo ułatwi nam bezpośrednią kontrolę w miejscu prowadzenia działalności gospodarczej przez podatników.
Aby to osiągnąć, potrzebujemy standardu, który połączy kasy fiskalne z Centralnym Repozytorium i terminalami płatniczymi.
Wprowadzamy kasy online
Minister Finansów rozpoczął projekt „Centralne Repozytorium Danych o Sprzedaży Detalicznej (CR)”. Dotyczy on wszystkich podatników VAT, szczególnie tych, którzy sprzedają towar osobom nieprowadzącym działalności gospodarczej oraz rolnikom ryczałtowym. Obecnie jest około 1,2 miliona podmiotów posiadających kasy rejestrujące.
Głównym celem tego projektu jest ograniczenie nielegalnej sprzedaży. Chcemy to zrobić poprzez ulepszenie procesów związanych z rejestracją i kontrolą sprzedaży detalicznej online za pomocą kas fiskalnych.
Cele szczegółowe:
1. Chcemy zwiększyć skuteczność naszych działań w walce z niezarejestrowaną sprzedażą detaliczną i unikaniem podatku VAT. Planujemy to zrobić poprzez wprowadzenie nowych praw, zmian organizacyjnych i niezbędnych rozwiązań informatycznych.
2. Chcemy, aby podatnicy mogli fiskalizować kasy fiskalne przez Internet od 1 maja 2019 r.
Poprzez modernizację systemu kas rejestrujących, będziemy mogli zbierać dane o obrocie i kwotach podatku na poziomie centralnym. To pomoże nam zmniejszyć nielegalną sprzedaż, a tym samym zwiększyć wpływy do budżetu.
Podsumowanie
Czy widać różnicę?
Dla mnie różnica na plus jest wyraźna. Poprawiony tekst czyta się płynniej i jest bardziej zrozumiały.
Wymaga jeszcze drobnych korekt – ale to ogólna reguła pracy z generatywną sztuczną inteligencją: zawsze sprawdzaj i koryguj.
Czy można inaczej?
Eksperymenty z prostymi promptami, typu „uprość tekst” lub „przepisz prostym językiem” dały słabsze rezultaty.
Nauczenie generatywnej AI na czym polega „prosty język”, wskazanie 21 punktów do zastosowania – daje znaczną przewagę.
To ilustracja ogólnej informatycznej zasady GIGO (garbage in, garbage out, czyli śmieci na wejściu to śmieci na wyjściu). Czym lepsza komenda, tym lepsza odpowiedź Chata GPT.
Zapraszam do newslettera
Pakiet ciekawych informacji kilka razy w miesiącu. Plus przywileje. Zapisz się tutaj.
Jeśli czytasz ostatni akapit…
..to tekst był pewnie interesujący. Podziel się nim w swoich sieciach społecznościowych. To doskonała forma podziękowania.
Przyciski znajdziesz poniżej.
Możesz też postawić mi kawę.
