Ostatnie tygodnie to wzmożony okres pisania procedur, ale i sprawdzania projektów procedur napisanych przez innych.

Niejednokrotnie w takich projektach zauważałem błędy, które można nazwać krytycznymi. Czyli tak poważnymi, że może za nie grozić odpowiedzialność z art. 58 ustawy:

Kto, będąc odpowiedzialnym za ustanowienie procedury zgłoszeń wewnętrznych, … ustanawia ją z istotnym naruszeniem wynikających z ustawy wymogów – podlega karze grzywny.

W artykule przytoczę trzy przypadki.

Próby legitymowania sygnalisty

Przyjmowanie zgłoszeń anonimowych jest dobrowolne. Wiele podmiotów wybiera więc opcję, że będzie rozpatrywać jedynie zgłoszenia podpisane.

W takim wypadku może pojawić się jednak pewien problem: czy sygnalista, który podpisze się „Jan Kowalski” jest w rzeczywistości Janem Kowalskim? Jaką mamy gwarancję, że nie jest Cecylią Nowak? Może tylko używa pseudonimu? A to nic trudnego, aby na taki pseudonim założyć sobie konto poczty elektronicznej na darmowej platformie.

A jeżeli to pseudonim – to jak traktować takie zgłoszenie? Jako anonimowe czy nie? Rozpatrywać, czy nie rozpatrywać?

Problem nie jest czysto hipotetyczny – ale praktyczny. Tam gdzie już funkcjonują procedury zgłoszeniowe – takie przypadki się zdarzają.

Niektóre podmioty wprowadzają więc do projektów procedur zgłoszeń wewnętrznych mechanizmy weryfikacji tożsamości sygnalisty.

W pewnym projekcie przewidziano, że sygnalista musi podać swój PESEL. W innym, że jeżeli są wątpliwości odnośnie jego rzeczywistej tożsamości, to powinien przesłać skany swoich dokumentów. W jeszcze innym – że wymaga się odręcznego podpisu.

Oczywiście próby legitymowania sygnalisty nie mają żadnej podstawy prawnej. Nie daje jej ustawa o ochronie sygnalistów ani inne przepisy. Wiązałoby to się także ze zbieraniem nadmiarowych danych osobowych.

Tego typu zapisy w procedurze byłyby więc błędem krytycznym.

Próby „legitymowania” sygnalisty mogłyby nawet skutkować odpowiedzialnością prawną dla „legitymujących”.

Jak więc żyć ze zgłoszeniami podpisanymi być może pseudonimem?

Cóż, moim zdaniem – po prostu rozpatrywać. Albo nastawić się także na rozpatrywanie zgłoszeń anonimowych.

W naszej procedurze i informacji o procedurze możemy dodatkowo podkreślić prawne konsekwencje świadomego podania w zgłoszeniu nieprawdziwych informacji. W tym dotyczących świadomego podszywania się pod inną osobę.

Obowiązkowy formularz

Zazwyczaj zależy nam na tym, aby zgłoszenie sygnalisty były w miarę kompletne. Najlepiej, gdy sygnalista odpowie w swoim zgłoszeniu na złote pytania kryminalistyki, typu:

• kto dokonał naruszenia prawa?
• gdzie to miało miejsce?
• kiedy do tego doszło, w jakim okresie?
• na czym polegało?
• jakie były motywy?

itp. itd.

Aby pomóc sygnaliście w dokonaniu wyczerpującego zgłoszenia można opracować formularz z pytaniami. Taki formularz może być też bardzo pomocny dla osoby odbierającej zgłoszenie ustne. Pomaga właściwie pokierować rozmową.

Dołączenie do procedury lub informacji o procedurze takiego pomocniczego formularza nie jest żadnym błędem. To nawet dobra praktyka.

Problem zaczyna się, gdy zastosowanie formularza staje się w procedurze obowiązkowe. Bo to oznacza, że jeżeli sygnalista nie skorzysta z formularza, to zgłoszenie nie zostanie rozpatrzone.

I to jest już błąd krytyczny.

W ustawie nie mamy podstaw, aby uzależniać rozpatrywanie zgłoszenia od zastosowania jakiegokolwiek formularza. Co więcej, może to być traktowane jako zniechęcanie do dokonania zgłoszenia, bo nie każdy lubi wypełniać rubryczki. Wiele osób preferuje wypowiedź swobodną.

Tak więc jeżeli chcemy taki formularz udostępnić i do niego zachęcać – powinniśmy w procedurze napisać, że sygnalista może skorzystać z formularza, ale że może też zgłosić naruszenie w innej formie.

Ile jest wymaganych sposobów przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych?

O sposobach przyjmowania zgłoszeń mówi szczegółowo art. 26 ustawy.

W ustępie 1 czytamy: „sposoby przekazywania zgłoszeń wewnętrznych, o których mowa w art. 25 ust. 1 pkt 2, obejmują co najmniej możliwość dokonywania zgłoszeń ustnie lub pisemnie”.

Wiele osób interpretuje ten przepis następująco:

Art. 26 ust. 1 ustawy rozstrzyga wszystko – wystarczy 1 kanał – pisemny albo ustny. Podmiot prawny może też zdecydować się na oba warianty, wtedy korzysta ze wskazówek z ust. 2 i 3. Użycie słowa „może” nigdy nie oznacza „musi”. Użycie słowa „lub” w zdaniu „A lub B” zawsze oznacza: A albo B albo A i B.¹

Jest to jednak interpretacja błędna!

Dlaczego? Bo analizując przepisy ustawy trzeba zwrócić uwagę na to, które z nich mówią o obowiązkach podmiotu, a które o uprawnieniach sygnalisty?

Dwie perspektywy

Rozmarzmy się na chwilę, że mamy ustawę dopracowaną i precyzyjną.

Gdyby przepis brzmiał: podmiot prawny ustanawia ustne lub pisemne sposoby przyjmowania zgłoszeń, to w sposób jasny stanowiłby o obowiązkach podmiotu. Wtedy oznaczałoby to, że podmiot ma trzy możliwości. Może ustanowić sposoby: tylko ustne (A), tylko pisemne (B), zarówno pisemne jak i ustne (A i B).

Gdyby przepis brzmiał: sygnalista ma prawo dokonać zgłoszenia sposobem ustnym lub pisemnym, to mówiłby o prawach sygnalisty. Z prawa sygnalisty do dokonania zgłoszenia zarówno w sposób ustny (A) jak i pisemny (B) wynikałby jasny obowiązek dla podmiotu, aby umożliwić sygnaliście realizację tego prawa. Poprzez ustanowienie zarówno pisemnych, jak i ustnych kanałów zgłoszeniowych.

Jeżeli zgaszasz się, Czytelniku, z tym rozumowaniem, to pozostaje nam przyjrzeć się jeszcze raz dokładnie temu przepisowi, który został uchwalony:

Sposoby przekazywania zgłoszeń wewnętrznych, o których mowa w art. 25 ust. 1 pkt 2, obejmują co najmniej możliwość dokonywania zgłoszeń ustnie lub pisemnie”.

Wplećmy w ten tekst przywoływany przepis art. 25 ust. 1 pkt 2:

Sposoby przekazywania zgłoszeń wewnętrznych przez sygnalistę obejmują co najmniej możliwość dokonywania zgłoszeń ustnie lub pisemnie”.

Porównajmy to jeszcze z art. 9 ust. 2 dyrektywy, rozwiniętym o przywoływany ust. 1 lit. a.

Kanały przyjmowania zgłoszeń muszą umożliwiać dokonywanie zgłoszeń na piśmie lub ustnie.

Widzimy więc, że te akurat przepisy zarówno ustawy, jak i jeszcze wyraźniej dyrektywy, odnoszą się do uprawnień sygnalisty.

W ustawie mowa jest o „przekazywaniu” i „dokonywaniu” zgłoszeń, a nie o ich „przyjmowaniu”.

Dyrektywa stanowi, że kanały „muszą umożliwiać” (komu? – sygnaliście) dokonanie zgłoszenia „na piśmie lub ustnie”. Oznacza to, że sygnalista ma wybór, a podmiot prawny „musi” mu „umożliwić” skorzystanie z tego wyboru: dokonania zgłoszenia pisemnego lub ustnego.

Co znaczy „może”?

Aby odpowiedzieć na pytanie o minimalną liczbę kanałów, analizujmy dalej przepisy art. 26.

Zacznijmy od tego, co oznacza w przepisach prawnych termin „może”?

Jeżeli „może” dotyczy uprawnień organu władzy, to oznacza pewną formę uznania administracyjnego: „może, ale nie musi”.

Jeżeli „może” dotyczy obywatela lub innej osoby fizycznej, to oznacza „ma prawo”.

Przykładowo, art. 42 ust. 2 Konstytucji RP:

Każdy, przeciw komu prowadzone jest postępowanie karne, ma prawo do obrony we wszystkich stadiach postępowania. Może on [= ma prawo] w szczególności wybrać obrońcę lub na zasadach określonych w ustawie korzystać z obrońcy z urzędu [= właściwe organy są zobowiązane zapewnić obrońcę z urzędu].

I jeszcze art. 52 ust. 5 konstytucji:

Osoba, której pochodzenie polskie zostało stwierdzone zgodnie z ustawą, może [= ma prawo] osiedlić się na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej na stałe.

Jednak, zgodnie z art. 56 ust. 2:

Cudzoziemcowi, który w Rzeczypospolitej Polskiej poszukuje ochrony przed prześladowaniem, może [= ale nie zawsze musi] być przyznany status uchodźcy zgodnie z wiążącymi Rzeczpospolitą Polską umowami międzynarodowymi.

Wracając do ustawy o ochronie sygnalistów:

• jeżeli podmiot prawny coś „może” – to nie musi,
• jeżeli sygnalista coś „może” – to znaczy że „ma prawo”.

To ile w końcu musi być tych kanałów?

Popatrzmy dalej na przepisy art. 26.

Ust. 2: „zgłoszenie ustne może być dokonane telefonicznie lub za pośrednictwem (ustnych) środków komunikacji elektronicznej (na odległość)”.

„Może być dokonane” – przez kogo? Przez sygnalistę. Uprawnienie sygnalisty. Podmiot jest więc zobowiązany ustanowić:

• kanał telefoniczny oraz
• kanał typu zoom, teams itp.

Ust. 6: na wniosek sygnalisty zgłoszenie ustne może być dokonane podczas bezpośredniego spotkania zorganizowanego w terminie 14 dni od dnia otrzymania takiego wniosku

To uprawneinie sygnalisty. Podmiot jest więc zobowiązany ustanowić:

• kanał spotkania bezpośredniego.

Ust. 8: zgłoszenie pisemne może być dokonane w postaci papierowej lub elektronicznej.

„Może być dokonane” – przez kogo? Przez sygnalistę. Sygnalista ma prawo dokonać zgłoszenia pisemnego w dwóch formach. Podmiot jest więc zobowiązany ustanowić:

• kanał pisemny papierowy (minimum jeden),
• kanał pisemny elektroniczny (minimum jeden).

Ostatecznie możemy podsumować:

W celu zapewnienia realizacji uprawnień sygnalisty podmiot prawny jest zobowiązany ustanowić przynajmniej 5 sposobów (kanałów) zgłoszeniowych:

1. kanał telefoniczny
2. kanał głosowy, elektroniczny typu zoom, teams itp.
3. kanał spotkania bezpośredniego.
4. kanał pisemny papierowy (minimum jeden),
5. kanał pisemny elektroniczny (minimum jeden).

Ustanowienie tylko jednego kanału lub ustanowienie tylko kanałów pisemnych (bez ustnych) albo tylko ustnych (bez pisemnych) będzie błędem krytycznym.

Czy jesteś pewny, że Twoja procedura

nie zawiera błędów krytycznych?

Możemy to wspólnie sprawdzić i przedyskutować podczas warsztatów indywidualnych prowadzonych w ramach Centrum Kompetencji ustawy o ochronie sygnalistów.

Wybierz dogodny abonament.

Jesteś jeszcze w trakcie?

Skorzystaj ze szkoleń ostatniej szansy.

Aby nie przepuścić kolejnych artykułów

…zapisz się do mojego newslettera:

Jeśli nie widzisz formularza zapisu – kliknij tutaj, aby go wyświetlić. (Oprogramowanie blokujące reklamy lub ciasteczka mogło go ukryć).

1. Cytat z dyskusji pod moim wpisem na Linkedinie ↩︎