Na ostatnich dyżurach eksperckich padło wiele ciekawych pytań dotyczących ustawy o ochronie sygnalistów.
Omawiam pięć z nich.
Informacja zwrotna dla sygnalisty
Pytanie: co powinna zawierać informacja zwrotna do sygnalisty, a czego nie powinna?
Ustawa definiuje informację zwrotną jako: „przekazaną sygnaliście informację na temat planowanych lub podjętych działań następczych i powodów takich działań”.
W praktyce informacja taka powinna więc zawierać informację o:
- wynikach postępowania wyjaśniającego,
- już podjętych dalszych działania następczych (np. o naganach, podjętych postępowania prawnych),
- działaniach następczych, które planujemy podjąć,
- oraz powodach takich działań – które zazwyczaj będą wynikać z wyników postępowania wyjaśniającego.
Jak szczegółowa powinna być taka informacja?
Na tyle, aby zadowolić sygnalistę: aby miał poczucie, że podeszliśmy do wyjaśnienia zgłoszenia z należytą starannością.
To leży w naszym interesie. Niezadowolony sygnalista może dokonać zgłoszenia zewnętrznego lub ujawnienia publicznego.
Zapisy o konsekwencjach „złej wiary”
Pytanie: Czy procedura obsługi zgłoszeń powinna zawierać zapis o tym, że w wyniku dokonania zgłoszenia w tzw. złej wierze osoba zgłaszająca nie otrzyma statusu sygnalisty i związanej z tym ochrony?
W ustawie nie ma takiego zapisu wprost, aczkolwiek wniosek taki wydaje się być oczywisty. W wielu procedurach aktualnie dostępnych w internecie jest zawarty taki przepis.
Czy warto zamieścić taki przepis w procedurze, dlaczego?
Moim zdaniem warto – ale nie w procedurze.
Procedura zgłoszeń wewnętrznych podlega obowiązkowym konsultacjom. Także zmiany w procedurze – trzeba będzie konsultować.
Osobiście uważam, że w procedurze należy zawrzeć elementy wynikające z ustawy oraz zapisy władcze (np. uprawnienia zespołu wyjaśniającego).
Inne organizacyjne postanowienia można zawrzeć np. w wytycznych stosowania procedury. (Takie wzory opracowałem w materiałach Centrum Kompetencji ustawy o ochronie sygnalistów).
Natomiast zapisy o konsekwencjach złej wiary warto zawrzeć w informacji o procedurze zgłoszeń wewnętrznych. Tej informacji, którą należy udostępniać na początku rekrutacji oraz (w praktyce) na stronie internetowej, aby powiadomić o sposobach dokonywania zgłoszeń byłych pracowników oraz pracowników wykonawców.
Tam będą one bardzo przydatne.
Informacja o procedurze w SWZ
Pytanie: czy spotkał się Pan może z pomysłem, aby w specyfikacji istotnych warunków zamówienia (SWZ) w zamówieniach publicznych wpisywać informację dla sygnalistów o procedurze zgłoszeń wewnętrznych u zamawiającego?
Ma to wynikać z przepisu art. 24 ust. 6 ustawy:
Art. 24 ust 6 dotyczy świadczenia usług na umowach cywilnoprawnych (bezosobowy fundusz płac – umowa zlecenie, o dzieło), a nie wykonawców wykonujących zamówienia publiczne.
Nie ma więc wyrażonego wprost ustawowego obowiązku, aby o procedurze informować wykonawców i dostawców. Jeżeli mamy informację o procedurze na stronie internetowej, to trudno będzie nam postawić zarzut utrudniania zgłoszeń.
Jednak przekazywanie takich informacji wykonawcom, przy okazji rozpoczynania przetargu lub negocjacji, będzie bardzo dobrą praktyką. Pod warunkiem, że ta informacja dotrze także do ich pracowników.
Dzięki temu udrożnimy kanały zgłoszeniowe w zakresie zgłoszeń o nieprawidłowościach zakupowych oraz na etapie wykonywania umowy.
Informację o procedurze można podać w ogłoszeniu o zamówieniu, w dokumentach zamówienia lub w inny sposób dostępny dla odbiorców.
Można też we wzorze umowy zobowiązać wykonawcę, aby podał informację o kanałach swoim pracownikom.
Zgłoszenie na najwyższe kierownictwo
Pytanie: co robić, gdy zgłoszenie wewnętrzne dotyczy Prezesa, wójta, kierownika podmiotu itp.
Wypracowana odpowiedź: trzeba przewidzieć ścieżkę awaryjną od razu w procedurze.
Jeżeli zgłoszenie dotyczy Prezesa – to powinno być przekazane do wyjaśnienia Radzie Nadzorczej na ręce jej przewodniczącego.
Jeżeli dotyczy wójta – to do przewodniczącego rady gminy w celu wyjaśnienia przez komisję rewizyjną rady.
Zawsze gdzieś wyżej, do ciała nadzorczego.
Dostęp do rejestru dla prezesa
Pytanie: czy prezesi, członkowie zarządu, kierownictwo podmiotu powinno mieć stały wgląd do rejestru zgłoszeń i danych sygnalistów?
Argumenty na nie:
📌 ochrona sygnalisty stanie się fikcyjna / utrudniona,
📌 nikt nie będzie chciał zgłaszać,
📌 będą utrącane postępowania niewygodne dla członków zarządu.
Argumenty na tak:
📌 prezes, zarząd powinien wiedzieć, co się w firmie dzieje.
Uwaga „to zależy”:
📌 czy zarząd tworzą właściciele spółki czy wynajęci managerowie?
📌 jeżeli właściciele, to uprawniony jest szerszy dostęp „stały”, kanały działają w ich interesie.
Próba syntezy:
📌 stały dostęp, monitoring wszystkiego – nie,
📌 dane sygnalisty, zgłoszenie – w wyjątkowych, uzasadnionych sytuacjach,
📌 rezultaty postępowania wyjaśniającego i dalsze działania następcze – i tak będzie zatwierdzał ktoś z zarządu.
Odpowiedzi na te i inne pytania z dyżurów eksperckich powiększają bazę materiałów Centrum Kompetencji ustawy o ochronie sygnalistów.
Jeśli chcesz być na bieżąco…
…to zapraszam do mojego newslettera.
Jeśli nie widzisz formularza zapisu – kliknij tutaj, aby go wyświetlić. (Oprogramowanie blokujące reklamy lub ciasteczka mogło go ukryć).
