Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej opublikowało przykładowe procedury zgłoszeń wewnętrznych. Taka pomoc była zapowiadana jeszcze w maju, podczas prac sejmowej komisji nad projektem ustawy.
Inicjatywie można by przyklasnąć, gdyby nie to, że przykłady zawierają błędy i braki.
Przestudiowałem wzór regulaminu dla powiatu. I cóż tam znalazłem?
Regulamin zamiast procedury
Już sama nazwa dokumentu budzi wątpliwości: „Regulamin Zgłoszeń Wewnętrznych i Podejmowania Działań Następczych…” (pisownia oryginalna).
Czyżby autor korzystał z dawnego projektu ustawy, jeszcze z poprzedniej kadencji? Tam rzeczywiście była mowa o „regulaminie zgłoszeń”, jednak nowsze projekty i ustawa zobowiązują podmioty prawne do ustanowienia procedury zgłoszeń wewnętrznych.
Błędne zapisy o wspólnej obsłudze
Czytajmy dalej tytuł dokumentu.
„… w Starostwie Powiatowym w … i w … przyjęty zarządzeniem Starosty ….”.
Jedna procedura dla dwóch starostw? Robi się ciekawie, więc zajrzyjmy do objaśnienia:
„(Zgodnie z art. 28 ust. 5 ustawy o ochronie sygnalistów jednostki samorządu terytorialnego mogą ustanowić wspólną procedurę zgłoszeń wewnętrznych w ramach wspólnej obsługi, pod warunkiem zapewnienia jej odrębności i niezależności od procedury przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych i podejmowania działań następczych.)”
No i mamy problem, ponieważ autor wzoru rozumie przepisy o wspólnej obsłudze tak, że dwa starostwa mogą przyjąć wspólną procedurę.
Tymczasem art. 6a. ustawy o samorządzie powiatowym stanowi co następuje:
Powiat może zapewnić wspólną obsługę, w szczególności administracyjną, finansową i organizacyjną:
1) jednostkom organizacyjnym powiatu zaliczanym do sektora finansów publicznych,
2) powiatowym instytucjom kultury,
3) innym zaliczanym do sektora finansów publicznych powiatowym osobom prawnym utworzonym na podstawie odrębnych ustaw w celu wykonywania zadań publicznych, z wyłączeniem przedsiębiorstw, instytutów badawczych, banków i spółek prawa handlowego – zwanym dalej „jednostkami obsługiwanymi”.
Następnie art. 6b ust 1 precyzuje:
Wspólną obsługę mogą prowadzić starostwo powiatowe, inna jednostka organizacyjna powiatu, jednostka organizacyjna związku powiatów albo jednostka organizacyjna związku powiatowo-gminnego, zwane dalej „jednostkami obsługującymi”.
Tak więc wspólna obsługa może obejmować starostwo i różne jednostki powiatowe, a nie dwa starostwa! (Chyba, że na poziomie związku powiatów, ale w przykładowej procedurze nie ma żadnego odniesienia do takiego związku. Ponadto, przy wspólnej obsłudze, wiele przepisów procedury powinno być inaczej sformułowanych).
Błędy językowe
Denerwujące są w dokumencie błędy językowe. Tak, jakby przed publikacją nikt nie zadał sobie trudu, aby sczytać tekst.
Regulamin zgłoszeń wewnętrznych i podejmowania działań następczych, zwana dalej „regulamin”,…
Regulamin obowiązuje dotyczy osób, które dokonuje zgłoszenia wewnętrznego…
Itp. itd.
Pośpiech?
Błędne zapisy o odpowiedzialności sygnalisty
W § 1 ust. 5 procedury czytamy:
Ochronie przewidzianej w procedurze nie podlega sygnalista, który świadomie dokonuje zgłoszenia wewnętrznego, wiedząc, że do naruszenia nie doszło (zła wiara).
Tymczasem ustawa dopuszcza zgłoszenie podejrzenia naruszenia prawa, do którego (jeszcze) nie doszło!
Art. 2 pkt 3 ustawy definiuje, co jest informacją o naruszeniu prawa:
należy przez to rozumieć informację, w tym uzasadnione podejrzenie dotyczące zaistniałego lub potencjalnego naruszenia prawa, do którego doszło lub prawdopodobnie dojdzie w podmiocie prawnym … .
Sygnalista, który świadomie dokonuje zgłoszenia wewnętrznego w sytuacji, w której do naruszenia prawa jeszcze nie doszło, ale przedstawia prawdziwe informacje, które nasuwają uzasadnione podejrzenie, że do naruszenia prawa potencjalnie lub prawdopodobnie dojdzie – podlega ochronie!
Przykład: zauważył, że w restauracji wspólny posiłek jedzą dyrektor od zamówień publicznych i prezes firmy przygotowującej się do przetargu.
Zła wiara, nie dająca ochrony, polega na świadomym przekazaniu w zgłoszeniu informacji nieprawdziwych.
Błędna informacja ws zgłoszenia zewnętrznego
W § 1 ust. 5 przykładu czytamy:
Sygnalista w każdym przypadku może dokonać zgłoszenia zewnętrznego bez uprzedniego dokonania zgłoszenia wewnętrznego.
Nie „w każdym przypadku”, a jedynie w zakresie obowiązkowych dziedzin prawnych określonych w art. 3 ust 1 ustawy.
W pozostałych dziedzinach – nie może dokonać zgłoszenia zewnętrznego. (Ściśle mówiąc: zgłoszeniu nie zostanie nadany bieg).
Wątpliwości budzi też § 1 ust. 8 przykładu:
Wszystkie informacje na temat dokonywania zgłoszeń zewnętrznych wraz z odesłaniem do stron internetowych organów publicznych przyjmujących takie zgłoszenia, zawarte zostały w Intranecie w zakładce „Zgłoszenia zewnętrzne”.
Ustawa stanowi, że te informacje są obowiązkową częścią procedury zgłoszeń wewnętrznych.
Autor przykładu stwierdza dalej w komentarzu, że „takie odesłanie do miejsca udostępnienia informacji wydaje się spełniać ustawowe wymogi”.
Bardziej się wydaje, niż spełnia. To dość swobodne podejście do przepisów, które się przygotowało.
Dziurawy zakres prawny
Zakres prawny rozpatrywanych zgłoszeń określa § 3 wzoru.
Z obowiązkowego katalogu, określonego w art. 3 ust. 1 ustawy, we wzorze zabrakło trzech punktów (przytaczam z numeracją z ustawy):
15) interesów finansowych Skarbu Państwa Rzeczypospolitej Polskiej, jednostki samorządu terytorialnego oraz Unii Europejskiej;
16) rynku wewnętrznego Unii Europejskiej, w tym publicznoprawnych zasad konkurencji i pomocy państwa oraz opodatkowania osób prawnych;
17) konstytucyjnych wolności i praw człowieka i obywatela – występujące w stosunkach jednostki z organami władzy publicznej i niezwiązane z dziedzinami wskazanymi w pkt 1–16.
Widzimy, że przynajmniej dwa z nich są niezwykle istotne dla starostwa.
Katalog obowiązkowy rozszerzono za to w przykładzie o:
15) regulacje wewnętrzne z zakresu bezpieczeństwa i higieny pracy oraz przeciwdziałania dyskryminacji i zapobiegania mobbingowi.
Rozszerzenie zakresu prawnego w ten sposób jest niezgodne z art. 3 ust. 2 ustawy, który dopuszcza
„… zgłaszanie informacji o naruszeniach dotyczących obowiązujących w tym podmiocie prawnym regulacji wewnętrznych lub standardów etycznych, które zostały ustanowione przez podmiot prawny na podstawie przepisów prawa powszechnie obowiązującego…”.
We wzorze należało więc powołać się na te regulacje wewnętrzne z zakresu BHP i antymobbingu, które zostały ustanowione na podstawie przepisów prawa powszechnie obowiązującego. A przykładowo polityka lub procedura antymobbingowa nie ma podstawy ustawowej. Jest tylko powszechnie uznawaną dobrą praktyk, mającą realizować ustawowe cele.
Warunkowanie ochrony zakresem informacji w zgłoszeniu
§ 4 ust. 3 wzoru określa, co powinno zawierać co najmniej zgłoszenie „w celu rzetelnej weryfikacji oraz skutecznego podjęcia działania następczego”:
a) dane osobowe sygnalisty oraz osoby której dotyczy zgłoszenie,
b) adres do kontaktu sygnalisty,
c) możliwie dokładny opis przedmiotu naruszenia,
(stan faktyczny, który budzi wątpliwości sygnalisty)
d) opis kontekstu związanego z pracą, który umożliwił dostrzeżenie zgłoszonego naruszenia,
e) wskazanie uzasadnionych podstaw, które umożliwiły stwierdzenie, że informacja o naruszeniu prawa jest prawdziwa.
Samo wskazanie w procedurze zakresu pożądanych informacji, które ułatwią dalsze działania, nie jest błędem. Póki traktujemy to jako wskazówkę dla sygnalisty.
Niepokojący jest natomiast komentarz do tego przepisu:
(Zakres informacji w zgłoszeniu wynika z art. 6 ustawy o ochronie sygnalistów określającego warunki przyznania statusu sygnalisty.)
Może on bowiem sugerować, że jeżeli sygnalista nie poda tych danych – to nie podlega ochronie. Co jest sugestią nie mającą podstawy prawnej, a ponadto szkodliwą.
Błędny komentarz w sprawie ustania statusu sygnalisty
§ 4 ust. 1 wzoru określa sposób sprawdzenia, czy zgłoszenie spełnia wymagania procedury.
Komentarz do tego przepisu zawiera niestety błędne sugestie:
Moment dokonania zgłoszenia jest jednocześnie momentem przyznania statusu sygnalisty. W przypadku negatywnej weryfikacji zgłoszenia status ten wygasa.
Otóż mogą zdarzyć się przypadki, w których zgłoszenie nie podlega rozpatrzeniu, ponieważ nie spełnia wymagań procedury, tymczasem sygnalista podlega dalej ochronie.
Dotyczy to przykładowo sytuacji, w których sygnalista błędnie ocenił zakres prawny procedury. Dla niego konflikt interesów przy wydawaniu decyzji administracyjnej to „korupcja”, a dla organu przyjmującego zgłoszenie – nie, bo nie wchodzi w zakres definicji korupcji w ustawie o CBA.
Art. 6 ustawy stanowi, że „sygnalista podlega ochronie … pod warunkiem że miał uzasadnione podstawy sądzić, że informacja będąca przedmiotem zgłoszenia … stanowi informację o naruszeniu prawa”.
W takich sytuacjach negatywna weryfikacja zgłoszenia nie pozbawia zgłaszającego ochrony przysługującej sygnalistom.
Bezwartościowe oświadczenia o bezstronności
§ 4 ust. 10 przykładu procedury stanowi, że:
Pracownik Wydziału ds. Zgłoszeń przed objęciem stanowiska składa oświadczenie o bezstronności i rzetelności w rozpatrywaniu zgłoszeń.
Oświadczenia o bezstronności składane przed objęciem stanowiska są zupełnie bezwartościowe, ponieważ nie wiemy jeszcze czego i kogo będą dotyczyć zgłoszenia.
Takie oświadczenia należy składać dopiero przed przystąpieniem do działań następczych dotyczących konkretnego zgłoszenia.
Brak trybu postępowania ze zgłoszeniami anonimowymi
Określenie takiego trybu w procedurze jest obowiązkiem wynikającym z art. 25 ust. 1 pkt 4 ustawy. We wzorze nie znajdujemy nawet pośredniego odniesienia się to tej kwestii, typu „przyjmujemy jedynie zgłoszenia podpisane”.
Znowu nasuwa się pytanie, czy przykładowa procedura została opracowana w okresie, gdy projekt ustawy po prostu nie przewidywał możliwości rozpatrywania zgłoszeń anonimowych.
Brak obowiązku podjęcia działań następczych
Uwzględnienie tego w procedurze jest obowiązkiem wynikającym z art. 25 ust. 1 pkt 6 ustawy.
11 błędów
Po podliczeniu widzimy w sumie 11 poważnych błędów. Starałem się nie czepiać błahostek.
Najbardziej mi szkoda tych podmiotów, które w dobrej wierze z tego wzoru skorzystają. (Możesz zrobić dobry uczynek i udostępnić ten artykuł dalej).
Czy jesteś pewny, że Twoja procedura nie zawiera błędów?
Możemy to wspólnie sprawdzić i przedyskutować podczas warsztatów indywidualnych prowadzonych w ramach Centrum Kompetencji ustawy o ochronie sygnalistów.
Wybierz dogodny abonament.
Jesteś jeszcze w trakcie?
Skorzystaj ze szkoleń ostatniej szansy.
Aby nie przepuścić kolejnych artykułów
…zapisz się do mojego newslettera:
Jeśli nie widzisz formularza zapisu – kliknij tutaj, aby go wyświetlić. (Oprogramowanie blokujące reklamy lub ciasteczka mogło go ukryć).
