You are currently viewing Nie rób wszystkiego samemu! To zadanie całego personelu.
Obraz: Valeska Salgado z pixabay.com

Nie rób wszystkiego samemu! To zadanie całego personelu.

Pracownik ds. przeciwdziałania korupcji, pracownik ds. zgodności to kluczowe stanowiska w systemie antykorupcyjnym lub compliance. Nie muszą i nie powinni jednak wszystkiego robić samemu. Przeciwdziałanie korupcji i zapewnianie zgodności to zadanie dla całego personelu. Co w takim razie należy do koordynatora?

Planowanie, czyli warto rozmawiać

System antykorupcyjny czy program zgodności trzeba najpierw zaplanować. I to w kilku aspektach.

Zakres

Czyli co obejmujemy programem. W przypadku antykorupcji warto objąć konflikt interesów, nadużycia i zasady etyczne. W przypadku programów zgodności odpowiedź może zależeć od sektora, branżowych regulacji i standardów.

Ramy prawne i organizacyjne

W sektorze publicznym program musi mieć podstawy prawne. Z pomocą przychodzą przepisy o kontroli zarządczej.

W dowolnym sektorze, należy określić wewnętrzne ramy działania programu, uprawnienia pracownika ds. zgodności / antykorupcji, jego umiejscowienie i podległość, zadania poszczególnych komórek organizacyjnych.  

Zasoby

Kadrowe – ile etatów przeznaczamy na program? Może tylko część etatu.

Finansowe – jaki budżet? To nie tylko wynagrodzenia, ale i oprogramowanie, szkolenia, konferencje, podróże służbowe.

Techniczne – pokoje, wyposażenie, także do pracy zdalnej. Należy zagwarantować niekrępujący pokój do bezpośrednich spotkań z osobami szukającymi porady etycznej i z sygnalistami.  

Plan działań

Będzie obejmować dwa rodzaje zadań: wynikające z analizy ryzyka i stałe (takie jak szkolenia, komunikacja itp.).

Pracownik ds. przeciwdziałania korupcji / ds. zgodności nie powinien wszystkiego robić samodzielnie. Część zadań (w miarę możliwości duża) powinna być powierzona innym osobom funkcyjnym lub komórkom organizacyjnym. Antykorupcja i zapewnienie zgodności to zadanie całego personelu.

Warto rozmawiać

Plany i projekty warto konsultować. Reakcje i uwagi mogą być różne: od przychylnych do kompletnie negujących, od użytecznych do zupełnie bezwartościowych.

Choć konsultowanie bywa czasochłonne, to jednak możemy uzyskać ciekawe uwagi, które pozwolą nam lepiej przygotować dokumenty. Ponadto, budujemy poparcie dla naszych działań wśród osób, które nie są z góry przeciw, ale nie lubią, gdy się im coś narzuca. A to całkiem spora grupa.

Wytyczne CBA, kontrola zarządcza, dyrektywa o sygnalistach - jak to złożyć w spójną całość
Kliknij, aby poznać szczegóły

Zatwierdzanie, czyli dyplomacja może się przydać

Projekty dokumentów trzeba przedłożyć właściwym decydentom do zatwierdzenia. Po drodze, bardzo często, dokonać także wewnętrznych uzgodnień. Ot, choćby budżet musi być uzgodniony z osobami odpowiedzialnymi za finanse. Ramy organizacyjne – z decydentami ds. organizacji, ramy prawne – z prawnikami. Na kolejnych etapach wewnętrznych uzgodnień i opiniowania trzeba szukać sojuszników, a zarazem dbać o to, by przeciwnicy nie wyrwali programowi zębów.

Czasami można mieć szczęście i trafić na okno możliwości. Kierownictwo jednostki jest zdeterminowane pewnymi wydarzeniami, aby taki program szybko wdrożyć. Wątpiący decydenci niższego szczebla otrzymują polecenie, aby sprawy szybko załatwić. W razie obiekcji – kierownictwo je przecina osobiście. To bardzo pomaga na pierwszym etapie.

Ale nawet wtedy przydadzą się zdolności negocjacyjne i dyplomatyczne. Korzystanie ze wsparcia kierownika jednostki jako lodołamacza powinno być ostatecznością. Warto już na tym etapie budować poparcie dla planowanych rozwiązań wśród kadry kierowniczej średniego szczebla. Choć jeśli nie ma wyjścia – to z lodołamacza trzeba skorzystać. 

Realizacja planów, czyli trzeba wspierać

Zatwierdzone plany działania trzeba realizować. Pracownik ds. zgodności / przeciwdziałania korupcji pełni tu rolę koordynatora. Kierownika projektu – jeżeli przyjmiemy formułę projektową. Wykonywane zadania trzeba monitorować. Ale nie można się do tego ograniczać.

Koordynator jest także liderem. Kierownik projektu powinien udzielać wsparcia osobom i komórkom wykonującym poszczególne zadania. W końcu zna się na tym najlepiej. Samo rozliczanie bez wsparcia merytorycznego nie zapewni odpowiedniej jakości wykonywanych zadań, a ponadto może wywołać spadek poparcia dla całego programu.

antykorupcja, compliance, oficer complinace, pracownik ds. przeciwdziałania korupcji, pracownik ds. zgodności, sygnaliści
Grafika: Tumisu z pixabay.com

Zarządzanie ryzykiem, czyli znowu trzeba wspierać

To silnik każdego efektywnego programu compliance lub antykorupcyjnego. Dobra ocena ryzyka, zaplanowanie właściwej reakcji na ryzyko – to klucz do sukcesu programu.

Jeżeli ryzyka korupcji / niezgodności są analizowane w ramach całościowego procesu zarządzania ryzykiem w organizacji – pracownik ds. zgodności / przeciwdziałania korupcji powinien w nim aktywnie uczestniczyć i zadbać, aby te ryzyka nie były pomijane.

Jeżeli zarządzanie tymi ryzykami wydzielono w osobny proces – pracownik powinien go zaplanować i nim kierować. (Fachowo – być właścicielem procesu). I znowu – kierowanie powinno obejmować aktywne wsparcie merytoryczne dla osób uczestniczących w tych pracach.

Metoda, którą sam stosowałem i przyniosła dobre wyniki to powoływanie grup roboczych. Wchodzą do nich z jednej strony pracownicy, którzy znają się na metodyce oceny ryzyka korupcji / niezgodności, a z drugiej strony pracownicy, którzy praktycznie wykonują analizowane działania. To wzmacnia przy okazji zaangażowanie personelu w program zgodności czy antykorupcyjny.  

Sygnaliści, czyli grudzień 2021 się zbliża

Wdrożenie dyrektywy o ochronie sygnalistów zbliża się szybkimi krokami.

Wytyczne antykorupcyjne CBA z grudnia 2020 roku wskazują, że pracownik ds. przeciwdziałania korupcji powinien odpowiadać także za zorganizowanie kanału sygnalizacyjnego, przyjmowanie zgłoszeń i prowadzenie postępowań wyjaśniających. Moim zdaniem – bardzo słusznie.

Wytyczne CBA z września 2020 roku w sprawie programów zgodności pominęły problematykę sygnalistów. Ale ten obszar jest także naturalnym zadaniem dla pracownika ds. zgodności.

Jeżeli w jednostce przyjęto z pewnych względów inne rozwiązania – to pracownik ten powinien mieć przynajmniej dostęp do rejestru zgłoszeń sygnalizacyjnych i uczestniczyć w postępowaniach wyjaśniających.

Never stop learning

Kiedyś nie doceniałem szkoleń

Muszę się Wam do czegoś przyznać. Jeszcze 15 lat temu zupełnie nie doceniałem roli szkoleń. Myślałem sobie: „jeżeli ktoś jest nieuczciwy, to taka pogadanka nie zrobi na nim wrażenia, a jeżeli ktoś jest uczciwy, to szkolenia antykorupcyjnego nie potrzebuje”.

Na nowym stanowisku odziedziczyłem jednak działkę szkoleniową po poprzedniku. Poprowadziłem – i doceniłem. Bo szkolenia to nie tylko podnoszenie świadomości i dyskusja nad praktycznymi dylematami, które przynosi życie. To także narządzie komunikacji góra – dół i dół – góra. To przekazanie oczekiwań kierownictwa, a z drugiej strony usłyszenie zdania szkolonych.

Pracownik ds. zgodności / przeciwdziałania korupcji musi je zaplanować i zorganizować. Jeżeli czuje się na siłach – poprowadzić samodzielnie. Jeżeli nie – zlecić trenerowi zewnętrznemu.

Komunikacja, najlepiej dwustronna

Aby kierownicy i pracownicy stosowali się do zasad – muszą je poznać. I to w przystępnej formie. Mieć poczucie, że kierownictwo wspiera program. Że jest on na serio, że nie jest to kolejny papierowy tygrys. To rola komunikacji wewnętrznej. I zadanie dla pracownika ds. zgodności / przeciwdziałania korupcji.

Trzeba opracowywać materiały i kanały, komunikować samemu, ale i zachęcać do komunikacji kierownictwo. To także pozyskiwanie informacji zwrotnej. Słuchanie kierowników i pracowników: co myślą o programie, jakie mają propozycje. Dobra komunikacja wspiera zaangażowanie. Zła (lub jej brak) – nie przekona do programu.

Zagrożenia mogą przyjść także z zewnątrz. Zewnętrzni interesariusze (interesanci, klienci, partnerzy biznesowi) także powinni znać zasady, którymi się kierujemy. Aby stosować je w relacjach z naszymi kierownikami i pracownikami, zamiast wodzić ich na pokuszenie. Także im te zasady (kodeksy, polityki itp.) należy zakomunikować. Czasami komunikat może być krótki, jak na drzwiach pewnego szpitala: „nie przyjmujemy prezentów”.

Compliance antykorupcyjny i sygnaliści
Kliknij, aby poznać szczegóły

Lista jest otwarta, a w tle zasoby

Powyżej wskazałem na zadania typowe. Ale ta lista nie jest zamknięta. Zależy od uwarunkowań prawnych i zakresu systemu czy programu.

W pewnych jednostkach będzie uzupełniona o analizę oświadczeń o stanie majątkowym, w innej o prowadzenie rejestru korzyści, w kolejnej – o przeciwdziałanie praniu pieniędzy.

Określanie pełnej listy zadań trzeba powiązać z przyznaniem stosownych zasobów na ich realizację. Bez zasobów, kadrowych, technicznych i budżetowych – nawet najlepiej przemyślany program daleko nie zajedzie.


PS.

Zapraszam Cię do prenumeraty mojego newslettera. Z przyjemnością odpowiadam na pytania subskrybentów. A ponadto, artykuły z mojego bloga otrzymasz na skrzynkę e-mailową jeszcze przed ich opublikowaniem!

Pozostałe artykuły dotyczące dwóch zawodów z przyszłością, które promuje CBA znajdziesz tutaj: [pracownik ds. zgodności], [pracownik ds. przeciwdziałania korupcji].

Więcej praktycznych szczegółów o wdrażaniu rozwiązań dla sygnalistów i programów zgodności (compliance) i antykorupcyjnych, zgodnych z wytycznymi CBA, możesz dowiedzieć się na moich szkoleniach dla sektora publicznego i sektora komercyjnego. (Pssst! Jako subskrybent newslettera możesz ubiegać się o zniżkę…)