Dostałem pytanie: czy komórka kontroli wewnętrznej lub audytu to dobre miejsce na ulokowanie pracownika ds. zgodności, ds. przeciwdziałania korupcji lub ds. kanału sygnalizowania?  

Są za i przeciw. Bo bliska współpraca jest niezbędna, ale takie umiejscowienie może też wypaczać rolę tego stanowiska.

Dla pracownika ds. zgodności – nie polecam

Udzielanie odpowiedzi zacznijmy od …innego pytania: jaki jest cel programu zgodności? Zapewnienie przestrzegania przepisów prawa, standardów i zasad etyki. Pracownik ds. zgodności powinien taki program zaplanować, uzyskać jego zatwierdzenie, a następnie kierować jego realizacją.

Jego zadania mają więc charakter zarządczy. Dba o to, aby podnieść na wyższy poziom mechanizmy kontroli zarządczej (sektor publiczny) lub ładu korporacyjnego (sektor biznesowy).

Zadania komórki kontroli lub audytu wewnętrznego są inne. Ocenić stan przestrzegania przepisów, standardów i zasad etyki. Zaproponować usprawniające wnioski – w zakresie objętym badaniem. Czasami wskazać winnych.  

Działalność kontrolerów i audytorów jest więc cennym źródłem informacji o niezgodnościach i może być inspirująca dla wdrażania usprawnień. Ale – jedynie w obszarze objętym badaniami. Pracownik ds. compliance musi planować to całościowo, korzystając także z innych narzędzi.

Jeżeli spojrzymy na to z punktu widzenia audytorskich teorii trzech linii (obrony), to

• pracownik ds. zgodności znajduje się na drugiej linii obrony – pomaga pracownikom jednostki przestrzegać prawa, zasad i standardów,
• audytorzy i kontrolerzy wewnętrzni znajdują się na linii trzeciej – sprawdzają, jak to działa.

Jeżeli organizacja jest zbyt mała, aby stworzyć oddzielną komórkę ds. zgodności, to bardziej naturalnym umiejscowieniem zadań i stanowiska do tych spraw będzie komórka o charakterze organizacyjnym lub obsługująca kierownika jednostki. Może nią być także komórka prawna – jeżeli pamiętamy, że zadania radcy prawnego i pracownika ds. zgodności są inne.

Natomiast kojarzenie compliance z kontrolą i audytem może przynieść pewien negatywny skutek psychologiczny. Wielu pracowników może obawiać się otwartej dyskusji i proponowania usprawnień, aby „nie podawać na tacy” kontrolerom i audytorom słabych punktów do uderzenia.

Tak więc osobiście raczej bym takiego umiejscowienia stanowiska unikał. Nawet, gdyby było funkcjonalnie podporządkowane bezpośrednio kierownikowi jednostki. Zalecam natomiast ścisłą współpracę i wymianę informacji.

Dla pracownika ds. przeciwdziałania korupcji – trzeba rozważyć

Zacznijmy może od ostatniej obiekcji. Pracownika ds. przeciwdziałania korupcji i tak wszyscy będą się trochę obawiać. I tak musi on wykonać sporo pracy, aby przekonać pracowników (i kierownictwo), że jego zadaniem nie jest zastawianie pułapek i czyhanie, kto w nie wpadnie. Tak więc z tego punktu widzenia umiejscowienie w komórce kontroli wiele nie zmienia.

Zapytajmy jednak znowu o cele i zadania. Są one …podobne, jak pracownika ds. zgodności, tyle że z innymi akcentami. Celem jest przeciwdziałanie korupcji i nadużyciom zarówno przez ich wykrywanie, jak i zapobieganie.  Zadaniem jest wdrożenie systemu zarządzania działaniami antykorupcyjnymi, a więc jego zaplanowanie, uzyskanie aprobaty kierownictwa i kierowanie realizacją planu.

Ponownie widzimy, że chodzi bardziej o działania zarządcze (druga linia obrony), a nie wyłącznie kontrolne (trzecia lina obrony). Z tego punktu widzenia, umiejscowienie stanowiska i zadań w komórce kontrolnej może się stać psychologiczną pułapką dla …pracownika ds. przeciwdziałania korupcji. Kontrola i ściganie mogą na tyle wciągnąć, że zapobieganie i podnoszenie standardów będzie leżeć odłogiem.

Powiem jeszcze inaczej – zazwyczaj w organizacjach specjaliści ds. kontroli i audytu już występują. Natomiast pracownik ds. przeciwdziałania korupcji może byś jedynym, odpowiedzialnym za wypracowywanie i wdrażanie mechanizmów prewencyjnych – i w praktyce na tym polu musi się koncentrować.

Z drugiej strony, wymiana informacji z kontrolerami i audytorami jest istotna. Także zapewnienie, że czynności te są wykonywane obiektywnie, a wnioski obejmują także propozycje usprawnień systemowych.

Podsumowując, umiejscowienie takiego pracownika w komórce kontrolnej jest możliwe, choć – ze względu na ostatnie wspomniane zadanie – powinien być albo kierownikiem tej komórki albo funkcjonalnie podporządkowany kierownikowi jednostki. Zasadne są także inne umiejscowienia, np. w komórce obsługującej kierownika jednostki.

Dla pracownika ds. kanału sygnalizowania – czemu nie?

Zakres zadań na takim stanowisku może być szeroki (wdrożenie wszelkich aspektów dyrektywy o ochronie sygnalistów) jak i węższy (jednie obsługa funkcjonującego kanału). W obu przypadkach umiejscowienie go w komórce kontrolnej nie rodzi specjalnych problemów.

Chyba, że… jednostka wdraża program zgodności lub antykorupcyjny. Ponieważ wtedy trzeba się poważnie zastanowić, czy tych zadać nie powierzyć pracownikowi ds. zgodności lub ds. przeciwdziałania korupcji. (W tym ostatnim przypadku – zalecają to wytyczne CBA)

Najważniejsze – podporządkowanie

Dodam jeszcze, że jak pisałem we artykule Pod samym szczytem – lub para pójdzie w gwizdek – ważniejsze od formalnego zakotwiczenia etatu będzie funkcjonalne podporządkowanie takiego stanowiska.

PS.

Zapraszam Cię do prenumeraty mojego newslettera. Z przyjemnością odpowiadam na pytania subskrybentów. A ponadto, artykuły z mojego bloga otrzymasz na skrzynkę e-mailową jeszcze przed ich opublikowaniem!

Pozostałe artykuły dotyczące dwóch zawodów z przyszłością, które promuje CBA znajdziesz tutaj: [pracownik ds. zgodności], [pracownik ds. przeciwdziałania korupcji].

Więcej praktycznych szczegółów o wdrażaniu rozwiązań dla sygnalistów i programów zgodności (compliance) i antykorupcyjnych, zgodnych z wytycznymi CBA, możesz dowiedzieć się na moich szkoleniach dla sektora publicznego i sektora komercyjnego.