Pracownik ds. zgodności i pracownik ds. przeciwdziałania korupcji muszą zostać wyposażeni w właściwe uprawnienia, aby mogli realnie wpływać na sposób działania organizacji. Jeśli ich nie posiadają – będą co najwyżej dryfować z biegiem spraw.
Dostęp do dokumentów i baz danych
Aby działać – trzeba wiedzieć. Aby planować – trzeba poznać organizację. Czasami trzeba coś szybko sprawdzić. Kiedy indziej – przeanalizować, jak dany proces działa w praktyce.
Bez swobodnego dostępu do dokumentów i baz danych, z wysokimi uprawnieniami, pracownik będzie poruszał się we mgle.
Trzeba jednak pamiętać, że całej wiedzy jednostki nie przeczytamy ani nie przyswoimy. Równie istotne jest więc pytanie – które informacje i dokumenty są naprawdę ważne dla programu zgodności lub antykorupcyjnego?
W tym zakresie należy więc współpracować z sekretariatem kierownictwa, kancelarią i poszczególnymi dyrektorami. Tak, aby to co ma dla nas znaczenie trafiało do wiadomości na nasze biurko lub monitor komputera. Bo cóż z tego, że będziemy mieć prawo wiedzieć, skoro nie będziemy wiedzieli o co zapytać?
Warto zadbać, aby pewne informacje trafiały do pracownika automatycznie, z rozdzielnika. Myślę tu zwłaszcza o wystąpieniach pokontrolnych, raportach z audytów wewnętrznych oraz wynikach postępowań wyjaśniających (jeżeli pracownik osobiście w nich nie uczestniczy).
Korzystać z tych uprawnień trzeba oczywiście rozważnie. Na zasadzie „need to know”. Prerogatywa ogólnego dostępu służy przecinaniu dyskusji „a po co to Panu/Pani wiedzieć” i szybkiemu uzyskiwaniu informacji? Czasami – zanim zostaną zatarte dowody. Nie służy temu, aby wpychać swój nos we wszystkie sprawy.
Dostęp do informacji
Nie każda informacja jest zawarta w dokumencie lub rekordzie pewnej bazy danych. Wiele pozostaje nieutrwalonych: znajdują się w pamięci osób, a nie komputerów. A mogą być równie ważne.
Pracownicy ds. zgodności i ds. przeciwdziałania korupcji powinni mieć prawo o takie informacje i wyjaśnienia występować, a dyrektorzy i kierownicy obowiązek takich informacji udzielać.
Prowadzenie rejestrów
Przynajmniej dwa rejestry powinny być prowadzone przez pracownika ds. zgodności / ds. przeciwdziałania korupcji osobiście.
Pierwszy to rejestr zgłoszeń dokonanych przez sygnalistów i prowadzonych postępowań wyjaśniających. CBA zaleca to w swoich ubiegłorocznych wytycznych antykorupcyjnych.
Drugi to rejestr korzyści przyjmowanych przez pracowników. Także w tym wypadku CBA wskazuje jako osobę kompetentną pracownika ds. przeciwdziałania korupcji.
Bezpośredni kontakt z pracownikami
Pracownicy ds. zgodności i ds. przeciwdziałania korupcji powinni mieć prawo do bezpośredniego kontaktowania się z innymi pracownikami i kierownikami wszystkich szczebli – z pominięciem drogi służbowej.
To powinno działać także w drugą stronę. Każdy pracownik dowolnego szczebla powinien mieć prawo do kontaktowania się z koordynatorem compliance lub antykorupcji. Powody mogą być różne: od uzyskania porady, przez przekazanie sygnału, po zaproponowanie rozwiązań.
Szybki dostęp do najwyższego kierownictwa
W jednym z poprzednich artykułów wspomniałem, że pracownik ds. zgodności i pracownik ds. przeciwdziałania korupcji powinni być podporządkowani bezpośrednio najwyższemu kierownictwu jednostki.
Ministrowie, burmistrzowie, prezesi itp. – są zazwyczaj osobami przeciążonymi zadaniami. Ich kalendarze są zapełnione. Na straży ich harmonogramu i gabinetu stoją „Panie Basie”. („Ucho prezesa” przedstawiało tę sytuację bardzo realistycznie).
Koordynator compliance czy antykorupcji powinien mieć formalne uprawnienie, aby spotkać się z kierownikiem jednostki w rozsądnym czasie. A z „Panią Basią” warto mieć dobre, robocze stosunki.
Powyższe 5 prerogatyw uważam za absolutne minimum. Warto jednak pomyśleć przynajmniej o trzech kolejnych.
Wiążące wykładnie kodeksów
Praktyczne stosowanie takich dokumentów jak kodeksy etyki, kodeksy postępowania, polityki prezentowe czy antykorupcyjne – często wywołuje wątpliwości. Granice między tam co dozwolone, a tym co zakazane mogą być płynne.
Dokumenty te powinny wskazywać osobę, która ma prawo wydać wiążącą wykładnię postępowania w określonej sytuacji. Jeżeli nie powołano oddzielnego doradcy ds. etyki – taką funkcję powinien pełnić pracownik ds. zgodności / ds. przeciwdziałania korupcji.
Opiniowanie nowych regulacji
Wiele nadużyć jest możliwych na skutek luk w wewnętrznych regulacjach i procedurach. Pracownik ds. zgodności / ds. przeciwdziałania korupcji powinien to trzymać rękę na pulsie i być częścią wewnętrznego procesu legislacyjnego. Projekty zmian i nowych regulacji powinny być z nim uzgadniane.
Pozwala to nie tylko wyeliminować luki z nowych, rodzących się pomysłów, ale przy okazji zaproponować usprawnienia także w starych regulacjach.
Punkt kontrolny w procesach wysokiego ryzyka
W procesach wysokiego ryzyka korupcji lub niezgodności warto wyznaczyć dodatkowy punkt kontrolny, polegający na zgodzie lub opinii pracownika ds. zgodności / przeciwdziałania korupcji.
W procesach, których celem jest zapobieganie nadużyciom, może to mieć charakter udziału w procesie decyzyjnym. Sprzeciw pracownika powinien blokować pozytywną decyzję. Może to dotyczyć przykładowo:
– wydania zgody na dodatkowe zatrudnienie (specyfika sektora publicznego),
– zamówienia usługi niematerialnej w pewnych dziedzinach (np. marketingowe, reklamowe, ekspertyzy), które w sektorze komercyjnym bywają wykorzystywane do legalizacji nienależnych korzyści.
W procesach operacyjnych jednostki, punkt kontrolny powinien polegać raczej na wydaniu opinii, z którą właściciel procesu nie musi się zgodzić – ale wtedy powinien to uzasadnić. (Pracownik nie powinien współdecydować w obszarach, które jednocześnie monitoruje i ocenia). Przykładowo, we wrażliwych procesach zakupowych pracownik przedstawia opinię na temat dokumentacji przetargu przed jego ogłoszeniem. Komisja przetargowa może uwagi uwzględnić lub odrzucić (z uzasadnieniem). Za przebieg postępowania w pełni odpowiada komisja. Pracownik nadal może dokonać oceny całego postępowania lub wziąć udział w postępowaniu wyjaśniającym.
Jak myślisz – czy warto by do tej listy coś dodać?
PS.
Zapraszam Cię do prenumeraty mojego newslettera. Z przyjemnością odpowiadam na pytania subskrybentów. A ponadto, artykuły z mojego bloga otrzymasz na skrzynkę e-mailową jeszcze przed ich opublikowaniem!
Pozostałe artykuły dotyczące dwóch zawodów z przyszłością, które promuje CBA znajdziesz tutaj: [pracownik ds. zgodności], [pracownik ds. przeciwdziałania korupcji].
Więcej praktycznych szczegółów o wdrażaniu rozwiązań dla sygnalistów i programów zgodności (compliance) i antykorupcyjnych, zgodnych z wytycznymi CBA, możesz dowiedzieć się na moich szkoleniach dla sektora publicznego i sektora komercyjnego. (Pssst! Jako subskrybent newslettera możesz ubiegać się o zniżkę…)
